制定日2004年5月20日
最終改正日2019年4月15日
株式会社コスメディア
代表取締役社長　田中　斎

株式会社コスメディアは、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、また、情報処理サービス産業の動向や国際的な動向にも配慮した自主的なルール及び体制を確立し、高度情報通信社会の健全な進展に資するよう取組む事を誓うとともに、次の通り個人情報保護方針を定め、これを実行し維持する事を宣言いたします。

• 当社が行う情報処理サービス産業における個人情報の取扱いの重要性を十分に考慮した上で、適切な個人情報の取得、利用及び提供に努めます。
• 個人情報の利用にあたっては、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行うことがないよう社内規程を作成し、従業者に社内規程を遵守させるよう監督に努めます。
• 安心して個人情報をご提供いただけるように、個人情報の漏えい、滅失又はき損等の危険に対して、合理的な安全対策及び予防・是正措置を講じます。
• 大切な個人情報をお預かりする企業として、個人情報保護の取扱いに関する法令、個人情報保護法に基づいて各所管官庁が作成したガイドライン・指針、JISQ15001をはじめとするその他の規範を遵守します。
• 個人情報を適切に利用し、またその保護を徹底するために個人情報保護マネジメントシステムの継続的な見直し及び改善を行います。
• 弊社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談等があった場合には、下記の個人情報に関する苦情及び相談窓口にて、迅速かつ適切な対応をいたします。

個人情報保護方針に関するお問い合せ先

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  個人情報

  個人情報とは、利用者個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスなどの利用者個人を識別できるような情報をいいます。また、その情報のみでは識別できない場合でも、他の情報と容易に照合できることができ、それにより結果的に利用者個人を識別することができるものも個人情報に含まれます。

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  個人情報保護管理者

  弊社は、以下の者を個人情報保護管理者に任命し、お客様の個人情報を適切かつ安全に管理し外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を予防及び是正するための対策を講じています。
  個人情報保護管理者：管理部長
  TEL：03-3851-5071

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  保有個人データについて

  弊社では、ご本人様から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用目的の通知、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等という）の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報を保有個人データとしてご本人からの求めに対して遅滞なく対応いたします。

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  保有個人データの利用目的について

  弊社は以下に掲げる利用目的のために保有個人データを取得します。

  • (1)お問い合せに関する回答及びご連絡等に利用するため
  • (2)弊社へ入社を希望される方への連絡、情報のご提供、および採用選考を行うため
  • (3)従業員への連絡、情報のご提供、および人事・労務管理を行うため
  • (4)ＡＩによる採用面接を行うため、面接時の動画と音声を取得いたします。
    ＜受託・提供により取得した個人情報／保有個人データではない個人情報＞
  • (5)システム開発及び保守・サポート等の契約履行のため
  • (6)ソフトウェア開発等、協力会社から預かる技術者の職務経歴書等の弊社及び取引先プロジェクトへの参画のため
  • (7)就職求人等の支援サイトから取得する個人情報を採用の選考等に利用するため

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  個人情報の提供について

  弊社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。

  • (1)ご本人からの同意を得ている場合
  • (2)法令等により要求された場合

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  個人情報の委託について

  弊社は事業運営上、採用資料および採用業務の一部を外部に委託する場合があり、その際、業務委託先にお預かりした個人情報を預託することがございます。この場合、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりご提供いただきました個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

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  保有個人データの安全管理のために講じた措置について

  弊社は、ご本人の個人情報等の漏えい、滅失又はき損の防止のため、適切な安全管理のための措置を実施します。具体的な安全管理措置は以下のとおりです。

  (1) 組織的安全管理措置

  個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。なお、取扱状況について、定期的に自己点検及び内部監査を実施し、規定に抵触する事項を把握したときには、その改善を行うこととしております。

  (2) 人的安全管理措置

  個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者と個人データの機密保持契約を締結 し、その役割と責任等を明確化及び定期的な教育を実施しております。

  (3) 技術的安全管理措置

  個人データを取扱うことのできる機器及び取扱う従業員を明確化し、個人データを取扱う機器には不正なソフトウェア、ウイルス等への対策ソフトを導入し、定期的に不正アクセス等がないことを確認しております。また個人データを含む情報を取扱う場合に、当該情報へのパスワード設定やアクセス権限設定等の措置による漏えい、滅失又はき損を防止します。

  (4) 物理的安全管理措置

  個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うことで、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。また、個人データを取扱うことができる機器を限定するとともに利用エリアを限定しています。事業所内の移動を含め、可搬媒体にて持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄を行うに当たっては、復元不可能な手段を採用し破棄しております。

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  保有個人データ又は第三者提供記録の開示等について

  弊社は、保有個人データ又は第三者提供記録についてご本人様から開示等のお申出があった場合、ご本人様の本人確認をおこなった後、合理的な範囲で開示等をいたします。ただし、他のご本人様の生命・身体・財産その他の利益を害するおそれのある場合、または当社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断したときは、この限りではありません。また、法令等に定めのある場合は当該法令に基づいて適切な対応をいたします。

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  本人確認について

  弊社では、ご本人またはご本人の代理人からの請求であることを確認させていただくため、所定の手続きにしたがった申請書類をご提出いただきます。ご郵送いただく際は、併せて下記の書類をご同封ください。

  ＜本人確認＞

  • (1)ご本人様から既に提供を受けている住所に、要求のあった事項の確認文書を郵送しその内容で良いか確認の署名後に、住民票を添えて返送して頂く。
  • (2)ご本人様から既に提供を受けている電話番号にかけ直して、本人を確認する。
  • (3)ご本人様から既に提供を受けているメールアドレスにメールを送信し、そのメールに返信して頂くことで本人であることを確認する。

  ＜法定代理人確認＞

  • 窓口に来社して請求
  • 運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類
  • 戸籍謄本等法定代理人の資格を証明する書類（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
  • 郵送等での請求
  • 運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類のコピー
  • 住民票の写し等（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）

  ＜代理人確認＞

  • 窓口に来社して請求
  • 委任状
  • 運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類
  • 郵送等での請求
  • 住民票の写し等（３０日以内に作成されたものに限ります。なお，コピーは認められません。）
  • 運転免許証等法定代理人本人であることが確認できる書類

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  開示等の求めに応じる手続きについて

  弊社では、本人確認を行なった後、お客様に対して「個人情報開示等請求書」を郵送させていただきます。お客様より「個人情報開示等請求書」を返送いただきましたら、速やかに開示等に対して遅滞なく回答させていただきます。回答方法は、電話による回答又は請求内容への回答を文書でご郵送させていただきます。（開示については、ご本人様が指定した方法によって開示します。ただし指定された方法による開示が困難である場合にあたっては書面の交付による方法とさせていただきます。）なお開示等の請求にあたり、弊社では手数料の徴収はいたしません。
  
  尚、個人情報に関する苦情及び相談、開示等についての弊社問合わせ先は、次の通りです。

お問い合わせ窓口